Privacyverklaring

Concept — onderdelen in geel moet Photonic nog invullen of bevestigen.

Photonic maakt foto’s met een logo, op events en via onze app. Daarbij verwerken we persoonsgegevens: van mensen die contact met ons opnemen, van bezoekers van deze website en van gasten die op een event gefotografeerd worden. Hieronder staat wat we verwerken, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn.

Photonic B.V.
Rapenburg 1, 1011 TT Amsterdam
info@photonic.nl · 020 - 330 4384
KvK 34135991 · btw NL817725957B01

1. Als je een offerte aanvraagt of contact opneemt

Via het formulier op deze site, per e-mail of per telefoon ontvangen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en wat je over je event vertelt (datum, tijden, plaats, aantal gasten, wensen).

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een offerte te maken en, als je klant wordt, de opdracht uit te voeren en te factureren. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst, of de stappen daarnaartoe op jouw verzoek. We sturen je geen nieuwsbrieven of andere ongevraagde commerciële berichten.

Na verzending van het formulier krijg je automatisch een ontvangstbevestiging per e-mail.

Bewaartermijn: aanvragen die niet tot een opdracht leiden bewaren we [BEVESTIGEN: 12 maanden] en verwijderen we daarna. Gegevens van klanten bewaren we zolang de relatie duurt, en daarna zo lang de wet dat vereist (facturen: 7 jaar, fiscale bewaarplicht).

2. Als je deze website bezoekt

Onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen advertentie- of analysediensten van derden. Lettertypen en beelden laden van onze eigen server.

We tellen bezoeken aan deze website anoniem, met software op onze eigen server. Daarbij gebruiken we geen cookies en slaan we geen IP-adressen op.

Onze webserver legt, zoals elke webserver, bezoekgegevens vast in logbestanden: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsertype. We gebruiken die alleen om de site veilig en werkend te houden (bijvoorbeeld om misbruik van het contactformulier te herkennen). Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website. IP-adressen anonimiseren we na 30 dagen. [BEVESTIGEN voor de Caddy-logs van de site zelf; voor de app-server is dit vastgelegd.]

3. Als je op een event gefotografeerd wordt

Op events maken wij, of onze opdrachtgever met onze app, foto’s van gasten. Die foto’s worden geprint op een fotoprinter naast de fotograaf en/of digitaal gedeeld: de gast krijgt zijn foto via een QR-code of per e-mail.

Wie verantwoordelijk is, hangt af van wie het event organiseert:

Bij een event dat een opdrachtgever (merk, bureau of locatie) organiseert, is die opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke voor de foto’s. Photonic werkt dan als verwerker in opdracht, en legt de afspraken daarover vast in een verwerkersovereenkomst. Vragen over je foto op zo’n event stel je aan de organisator; wij helpen die daarbij.
Bij events die Photonic zelf uitvoert, zijn wij verantwoordelijk. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever en ons gerechtvaardigd belang bij het leveren van de dienst; voor het delen van jouw foto naar jouw e-mailadres is dat jouw eigen verzoek.

Foto’s worden op het event gemaakt en opgeslagen op onze eigen server in Nederland; er is geen clouddienst van een derde bij betrokken. Van foto’s die via een link toegankelijk zijn, verwijderen we de verborgen cameragegevens (EXIF). We bewaren foto’s 90 dagen na het event, tenzij met de organisator een andere termijn is afgesproken, en verwijderen ze daarna definitief via een dagelijkse opschoning. E-mailadressen die gasten invullen om een foto te ontvangen, gebruiken we alleen om die foto te versturen; we bewaren ze, met het verzendlogboek, 90 dagen. Vastgelegde toestemmingen bewaren we 1 jaar na het event, zodat de organisator kan aantonen dat ze zijn gegeven.

Wil de organisator een foto op zijn sociale media delen, dan vraagt de app daarvoor eerst jouw toestemming, per foto, met de naam van de partij aan wie je die geeft. [PARKEERT: precieze werking van toestemming en intrekken in de app is nog in ontwerp; deze alinea aanpassen zodra dat vaststaat.]

Wil je niet gefotografeerd worden, zeg dat op het event tegen de fotograaf of de begeleider. Wil je een foto later verwijderd hebben, mail ons; zie punt 6.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te leveren:

TransIP (Nederland) voor de server waarop de website, de foto’s en de back-ups staan.
Resend voor het verzenden van ontvangstbevestigingen en fotomails. Resend verwerkt onze e-mail in een datacentrum in Ierland (EU); het bedrijf zelf is gevestigd in de Verenigde Staten. [JURIST: benoemen of hiermee een doorgifte buiten de EU aan de orde is, en zo ja op welke grondslag (EU-US Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen).]
Apple, voor de distributie van onze app via de App Store. Apple ontvangt daarbij geen foto’s of gastgegevens van ons.
[ALLEEN ALS BETALEN LIVE IS: Mollie, voor online betalingen; Mollie ontvangt dan je betaalgegevens als zelfstandig verantwoordelijke.]
Onze boekhouder en, waar de wet dat vereist, de Belastingdienst, voor factuurgegevens.

Met verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst. [PATRICK: controleren dat die met TransIP en Resend getekend zijn.] We geven gegevens niet door aan andere partijen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

5. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegang tot systemen alleen voor wie dat voor zijn werk nodig heeft, actuele software en zo min mogelijk gegevens bewaren. Mocht er ondanks dat iets misgaan met jouw gegevens, dan informeren we je daarover en melden we het waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens overgedragen te krijgen, en bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat verandert niets aan wat daarvóór rechtmatig is gebeurd.

Mail daarvoor naar info@photonic.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat we met de juiste persoon te maken hebben, kunnen we om een bevestiging vragen; we vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs als het anders kan.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op [DOMEIN: photonic.nl/privacy — volgt open vraag 1] /privacy/, met de datum van de laatste wijziging.

Laatst gewijzigd: [datum van publicatie]